Desde el 2016, diferentes instituciones dedicadas a la conservación del patrimonio, trabajan en una normativa legal que ordene, regule y conserve los documentos públicos, los que hoy sólo se rigen bajo algunos artículos de la ley de acceso a la información promulgada en 2008. Pero no solo eso: también están abogando para que los documentos y archivos emanados desde la Convención Constitucional, sean parte de la memoria nacional. Otra iniciativa es la promovida por la U. de Chile a través de su Archivo Central Andrés Bello, que hoy 9 de junio pone a disposición documentos de su política de archivística interna, como sus manuales de gestión documental y de procesos.
En Chile no existe una normativa que proteja los depósitos documentales. Si bien el Archivo Nacional está a cargo de resguardar y atesorar la mayoría de los archivos generados en el servicio público, hay muchos que se escapan de su acceso debido principalmente al vacío legal. Por ejemplo, instituciones como la Presidencia de la República o el Ministerio de Defensa, no están obligados a entregar sus archivos y en las últimas décadas ese acopio ha funcionado casi por “buena voluntad”.
Sin embargo, en los últimos años diversas entidades vienen trabajando en una Ley General de Archivos, que, según una de sus impulsoras, la directora del Archivo Nacional, Emma de Ramón, estaría pronto a aprobarse. “El texto ahora ya está visado por algunos ministerios, pero faltan algunos claves como la Segpres y el Ministerio de Justicia, pero debería aprobarse durante el segundo semestre”, detalla.
Hasta ahora el Archivo Nacional se rige por el Decreto con Fuerza de Ley N° 5.200, que en 1929 creó la desaparecida Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos, y por un par de lineamientos contenidos en la Ley 20.285 de Acceso a la Información Pública, promulgada el año 2008. A pesar de ello, señala Emma de Ramón, todas son insuficientes.
“Lo cierto es que aún no están definidas las funciones archivísticas del Estado, no está claro que tenga que existir un archivo central, abierto a público, que preserve la información con cierta normativa y por eso los resultados de muchas de las consultas por Ley de Transparencia es que simplemente los archivos no se encuentran”, explica de Ramón, quien justamente hoy 9 de junio a las 17 horas, será parte del seminario internacional “Transparencia, colaboración e inclusión” en su calidad de presidenta de la Asociación Latinoamericana de Archivos, junto a expertos en el área como la canadiense Luciana Duranti y el español Ramón Alberch, en el contexto de la Semana Internacional de los Archivos 2021.
Es así como con la ya referida nueva ley se crearía un Consejo Nacional de Archivos, que sería dependiente del Archivo Nacional y que funcionaría como un ente asesor sobre las directrices archivísticas a ejecutar en general y la utilización de nuevas tendencias y tecnologías. Este órgano además incluiría a la academia, la que ha estado bastante ausente dentro de la discusión.
En ese sentido, la Universidad de Chile, a través del Archivo Central Andrés Bello que depende de la Vicerrectoría de Extensión y Comunicaciones ha tenido un rol señero en impulsar la formación de profesionales en el área, a través del Diplomado de Archivística que imparte desde el 2016 en conjunto con la Facultad de Filosofía y Humanidades, y que en abril inició su quinto ciclo, donde también participa el Archivo Nacional.
“Chile está bastante atrasado con respecto a otras realidades de la región como Colombia, o Perú, donde hay escuelas más antiguas y avanzadas al igual que en Argentina”, dice Alessandro Chiaretti, coordinador del área de Información Bibliográfica y Archivística y uno de los profesores del postítulo.
“Por un lado está la deuda de una ley de archivos que no existe en Chile, pero por otro está el tema de la gestión documental que tiene que ver con los documentos que se están generando hoy en el presente y que es algo de lo que nos ocupamos en el diplomado ”, señala Chiaretti.
Es por eso que hoy con motivo del Día Internacional de los Archivos, el núcleo patrimonial de la U. de Chile pone en línea cuatro documentos en los que ha estado trabajando en el último tiempo y que tienen que ver con una política interna de archivística que busca sentar un precedente en el país. Estos son: la política de gestión documental del archivo, su manual de gestión de procesos, el cuadro de clasificación documental y el manual de gestión de documentos.
Otro desafío que dan los nuevos tiempos es la transformación digital: la obsolescencia de los formatos y la fragilidad propia de los documentos virtuales. “Si no nos preocupamos hoy, en 10 años no vamos a tener nada, porque conservar documentos digitales es más difícil que los archivos en papel”, advierte Chiaretti.
Los archivos en el proceso constituyente
Sin duda, la preocupación por la preservación de los archivos tiene que ver con la memoria, que es algo que inevitablemente, como país, nos va a afectar en el futuro. Pero no solo eso: esta preocupación está vinculada también con un tema de transparencia y legitimidad. “Esta polémica por la inexistencia de la mesa Covid o de la generación de actas que regulen y transparenten el trabajo público, tiene directa relación con este debate sobre el valor de los archivos”, dice Chiaretti.
Otro aspecto contingente relacionado al rol de los archivos es el proceso constituyente. La recién electa Convención Constitucional tendrá que definir junto a su reglamento, de qué forma se va a llevar a cabo la generación de los documentos que emanen de ella y cómo serán presentados a la ciudadanía.
En esa línea es que hoy 9 de junio a las 18.30 horas, se realizará el panel abierto “Transparencia, gestión documental y proceso constituyente”, organizado por el diplomado de Archivística y que reunirá a Pilar Díaz, archivera del Archivo electrónico del Archivo Nacional; Juan Eduardo Baeza, jefe de Unidad de Normativa y Regulación del Consejo para la Transparencia y la constituyente mapuche Natividad Llanquileo. La actividad será moderada por la directora del Archivo Central Andrés Bello, Alejandra Araya.
“Estamos llevando a cabo un proyecto electrónico que esperamos sea grato para la mesa de constituyentes, para apoyarlos en el proceso de generación de los documentos, para que así haya una transferencia digital inmediata y que la información pueda estar disponible para los integrantes al momento de votar, de manera más fácil y expedita, y para la misma ciudadanía”, cuenta Emma de Ramón.
Sin duda, el resguardo de los archivos es un debate actual y que va en directa relación con el beneficio de las personas, en el presente. Por ejemplo, los archivos sirven para demostrar derechos de propiedad o cualquier otro tipo de trámite e información personal que el usuario quiera rescatar. “Hay que reencantar a la gente con la administración que hace el Estado con respecto a esos trámites”, dice la directora del Archivo Nacional.
“Esperamos que el ordenamiento y protocolización es que todas estas leyes (de Archivos, Transparencia y Transformación digital) gatille el que muchos documentos se recuperen. Aquellos que están a su suerte, en desuso, en buhardillas y depósitos impropios puedan ser trabajados. Los documentos encerrados en una bodega insalubre no sirven para nada, pero si los sacas, los organizas, los describes, la gente pueda usarlos y ese es el objetivo”, concluye.
