Estudio que analiza la acumulación de datos en una muestra acotada de empresas revela que la mayoría carece de una estrategia de datos, o bien esta resulta insuficiente. La ausencia de una estrategia clara y de una adecuada gobernanza de datos impacta negativamente en sus operaciones y resultados.
Documentos, fotos, correos electrónicos, aplicaciones y más, son algunos de los activos digitales que acumulan las personas y también las empresas (facturas, informes, liquidaciones, memos, entre otros). Este comportamiento en el espacio digital se denomina «acumulación digital» –como en el mundo físico es el síndrome de Diógenes–, cuando no existe un propósito o uso claro que lo motive. A diferencia del desorden físico, el digital es invisible y muchas veces pasa desapercibido para las empresas.
En el caso de las organizaciones, estas los acumulan para “recopilar información de sus clientes, aumentar la eficiencia e informar la estrategia empresarial. Sin embargo, sin estrategias de datos claras, estos repositorios se vuelven ineficientes, generando altos costos financieros y no financieros, y dificultando la creación y recuperación de conocimiento”. Así lo indica la investigación Corporate data Diogenes: Analyzing companies that behave like digital accumulators, desarrollada por el académico del Departamento de Control de Gestión de la FEN U. de Chile, Ariel La Paz junto a David López y Josué Salinas.
El documento añade: “Se puede afirmar que los costos efectivos de la acumulación de datos a nivel organizacional no son solo los financieros directos, sino también los indirectos (tiempo de gestión y explotación, ineficiencia en el uso de recursos y bajo rendimiento, falta de información disponible oportunamente para tomar decisiones, pérdida de control sobre activos clave)”.
La Paz destacó que es importante analizar este fenómeno, porque “las posibilidades tecnológicas para capturar y almacenar datos con la expectativa de procesarlos y obtener conocimiento valioso han crecido exponencialmente en las últimas décadas, pero es necesario acompañar este desarrollo de capacidades tecnológicas con una estrategia de datos alineada con el modelo de negocio”.
Estrategia sin datos
La investigación reveló que “la mayoría de las empresas carecen de una estrategia de datos o esta es insuficiente, lo que genera ineficiencias como la acumulación de datos e inconsistencias entre las definiciones estratégicas y los procesos de gestión y capacitación de los usuarios”, indica el documento.
En el estudio, se identificaron tres arquetipos para describir las acciones de las organizaciones con respecto a sus datos: Estrategia y gobernanza de datos, Estrategia de datos “por si acaso”, y Sin estrategia de datos.
Los hallazgos muestran que un 42,1% de las empresas se ubica en el arquetipo Sin estrategia de datos, donde no existe estrategia, ni procesos, y las organizaciones cuentan con datos dispersos y poco aprovechados.
“La falta de una estrategia de datos es un problema común en muchas organizaciones. Esto no implica una falta de datos, sino la ausencia de un enfoque con propósito y con visión de largo plazo para gestionarlos y extraer valor de ellos”, dice el documento.
Por otro lado, un 31,6% de las empresas cuentan con una estrategia clara, sus procesos están definidos, y se utiliza la tecnología adecuada, para el tratamiento de datos, ubicándose en el arquetipo Estrategia y gobernanza de datos.
En este caso, “disponer de datos para la toma de decisiones es importante a nivel estratégico (de arriba a abajo), en la base operativa (de abajo a arriba) y en todas las áreas funcionales (transversalmente). La clave es que estén ‘disponibles’, es decir, un conjunto de propiedades que los hacen valiosos (oportunos, útiles, eficientes, económicos, fiables, entre otros)”, señala la investigación.
Finalmente, un 26,3% de las organizaciones acumulan datos sin propósito claro, con herramientas, pero sin gobernanza, estando en el arquetipo Estrategia de datos “por si acaso”.
Estas “crean y almacenan datos más allá de las necesidades transaccionales y operativas, adoptando herramientas de exploración y visualización de datos. Sin embargo, su enfoque, la estrategia, la responsabilidad y la gobernanza de datos siguen siendo incipientes. Esto a menudo conduce al ‘síndrome de Diógenes de los datos’”, sostienen los investigadores.
Ontología de la estrategia de datos
Para llegar a estos resultados y conocer si las empresas diseñan o implementan una estrategia de datos, los investigadores elaboraron un marco ontológico para clasificar las estrategias de datos de las empresas, que consta de cinco dimensiones: Dependencia, gobernanza, proceso de curación, personas y capacidad tecnológica.
Junto a ello, aplicaron un cuestionario para recopilar datos de empresas sobre la existencia y el uso de estrategias, utilizando una muestra de profesionales de TI y especialistas en datos en diversos roles, niveles jerárquicos e industrias. El cuestionario evaluó las mismas cinco dimensiones ontológicas.
El cuestionario fue respondido por profesionales que se encuentran en el inicio de su carrera (74% menores de 40 años), y en su mayoría hombres (84%). Un 52% de las respuestas provienen de analistas de datos y el resto de líderes de área, gerentes, supervisores y director o director ejecutivo, y pertenecen a los sectores de comunicaciones y TI, construcción, entretenimiento, minería, Servicios educativos, servicios financieros, consultoría, logística y transporte.
